社外文書 詫び状の作成と例文

■社外文書 詫び状の作成と例文

●詫び状とは

業務上で何らかの事故が発生し、そのトラブルの責任が
こちら側にある場合には、速やかに陳謝することが重要です。
また、先に相手側より抗議状や苦情が届いた場合、その責任が
こちらにある場合も同様に陳謝しなければなりません。

詫び状は、その事故の事実や原因を調査解明し、報告と同時に
相手に謝罪の気持ちを伝えるために作成され発信される文書です。

・商品破損などに対しての陳謝

・製品の性能・サポートの苦情に対しての陳謝

・出荷遅延・不着などの陳謝

・誤請求や不当請求などの陳謝

などの、目的で作成されます。

●詫び状の構成と書き方

詫び状は、事故が発生し相手側に何らかの被害が発生した時点で
作成される文書で、速やかに発信することが望ましい文書です。

いかに誠実に対応するかが、その後の取引き上の大きな分かれ目に
なりますが、ただし速やかにといっても事故の事実や原因が解明
した後に発信することが重要です。

ただ、やみくもに平身低頭に謝るだけではなく、事故の事実・原因
そして最も重要な今後の対策を立てた上で、その内容を文書に盛り
込むことが大切です。

●詫び状の例文 破損品混入に対する詫び状

                                         製事発第1-052号
                                  平成××年××月××日

株式会社来福工業 御中

                                          招幸機工株式会社
                                        製造部長  富塚幸二


             破損品混入のお詫びと報告

 
拝復  平素は格別のご用命を賜り、厚く御礼を申し上げます。
  さて、××月××日に貴社に納入させていただきました商品に
破損品が混入しているとのお知らせを受け、たいへんに驚いて
おります。
 万が一にもあってはならないことと、その事実を重大に受け止めると
ともに、心よりおわび申し上げます。
 つきましては、本日づけで代替品をご送付申し上げましたので
ご検収のほど、どうぞよろしくおとりはからいください。
 今後はこのような不祥事を引き起こすことのないよう、品質管理
商品検査の見直しをいたす所存でございます。
 まことに、勝手ながらどうか今後もご愛顧を賜りますよう心より
お願い申し上げます。
 近日中にあらためておわびに伺う所存ではございますが
まずは取急ぎ、書中にておわびかたがた報告申し上げます。
                                                       
                                                        敬具

●チェックポイント

この場合、相手側からのクレームに対し発信する詫び状なので
拝復とします。
破損品の発送は、会社の信用にかかわる重大なミスなので今後に
向けての覚悟と支援のお願いすることが重要です。

はてなブックマークに追加　はてなRSSに追加

投稿者 on 2007年10月30日 20:46

次のエントリーへ »

【 社外文書 詫び状カテゴリーの関連記事】

・社外文書 わび状 誤請求についてのわび状
・社外文書 詫び状 商社より販社向け詫び状例文
・社外文書 販売店向け詫び状（ＦＡＸ兼用）
・社外文書 失火の詫び状例文
・社外文書 詫び状の作成と例文