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社外文書 回答状の記事一覧
社外文書 回答状の書き方と例文
■回答状の書き方と例文●回答状とは
相手側より届いた、依頼・申込・照会などに対して
それに応じた返答のために作成され発信される文書が
回答状です。
・取引条件、在庫照会に対しての回答
・納期照会・破損品などに対しての回答
・信用状態照会に対しての回答
などの場合に作成されます。
●回答状の構成と書き方
回答状に使われる頭語は、依頼・申込・照会などへ
対しての返答文書なので「拝復」になります。
取引依頼などに対しての回答状の返答は
「承諾」と「謝絶」のどちらかになりますので
文章表現には気をつかうべき文書になります。
●回答状の例文
注文品未着照会への回答状例文
平成××年××月××日
株 式 会 社 アメリカンシネマ
製品開発部 戸田奈津二郎 様
近代映画映像株式会社
営業一課 羽 住 有 広
「アメリカンＤＶＤ」未着照会について（回答）
拝復 本日、××月××日付で、貴信拝受いたしました。
ご注文いただきました商品は、××日付で出荷しており
未着とのお問い合わせにたいへん驚いております。
当方に出荷伝票の控えもございますので、運送中の
事故などの可能性もあるかとは存じますが、いずれに
いたしましても、多大なるご迷惑をおかけいたしました。
さっそく調査をはじめましたが、ご注文の商品を再度
ご発送いたしました。
万一、重複して到着の際は、当社営業が引き取りに
伺いますので、どうかよろしくご高配くださいますよう
お願い申し上げます。
まずは、とり急ぎご返事まで。
敬具
●チェックポイント
この場合、明らかに指定日内に届くよう発送した証拠も
ありますが、取引先との関係を重視して、後に原因が他に
あったとしても、製品の再発送はおこなっておく場合の
回答文例文です。
原因が判明するまでは、こちらの非を一方的に認める
表現を避けるようにしています。
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