社内文書 稟議書｜簡単 ビジネス マナー ビジネス文書作成と例文

社内文書 稟議書の作成とポイント

■社内文書 稟議書の作成とポイント

●稟議書とは

稟議書は、別名 伺い書 起案文書 とも呼ばれ、業務上必要と
思われる案件について、決裁権のある上司や機関の決裁･承認を
受けるために作成され提出する文書をいいます。

提出された稟議内容は、最終的な決裁者によって決裁印を押された
段階で効力が発生し、社内の決定事項として実行に移されることに
なります。

●どんな場合に作成されるか
    
・社員･パート･アルバイトを採用したいとき
・研修会、社内行事等を開催したいとき
・機器の導入や、厚生施設等の新規・増設をしたいとき
・寄付金･分担金などの支出が必要なとき　　　　
・外部企業への委託契約をしたいとき


●稟議書の構成と書き方

稟議書は主に下記の構成で作成されます。

１．起案年月日

２．起案元(起案者)の部署名、起案責任者名

３．件名(｢××の××について｣の書き方で起案内容を簡潔にまとめる)

４．本文 (起案事項、起案理由、実施方法、希望実施時期、
          必要経費、期待される効果など)

５．添付資料(起案理由や効果を裏付けるもの)

構成の中で、最も重要なのは、当然ながら本文と添付資料で、
｢どんなことを｣｢なぜ｣起案し、それを実行することによって
｢どのような効果｣が得られるのかを具体的なデータに基づいて
訴える必要があります。

●作成のチェックポイント

１．稟議書の件名は｢××の××について｣とするのが基本です。

２．例年慣行のされている件名の場合は、｢本年も｣としたり、
    ｢例年通り｣などの語句を用いる。

３．説明項目が多い場合は、箇条書きとします。

●参考文献

ビジネス文書作成マニュアル
ビジネス文書のマナー

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