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社外文書 督促状の書き方と例文
■社外文書 督促状の書き方と例文●督促状とは
取引契約の履行を強く求める文書として作成され発信されるのが
督促状です。相手が契約の約束事を履行しない限り、何度も作成
されます。
ただし、相手側に非があるのは明らかとしても相手側の状況も
見極め、文章表現に一方的に相手を責める表現は避けるべき
文書です。
・支払期限を過ぎた請求代金の督促
・不渡り手形などの支払い督促
・注文品物等の未着に対しての督促 などの目的で作成されます。
●督促状の構成と書き方
督促状は、場合によっては最終的に法的手段に訴える旨までを
予測しなければならない文書です。
文面は、事態を善意に解釈するようにとどめ、こちらの困惑を明確に
うちだして、相手に訴えるような文案が効果的になります。
請求金額等の数字データは間違いがないようチェックし、漢数字を
用いるなどの改ざん防止までを配慮する必要もあります。
ケースによっては、数回提出されることもある粘り強さが必要な
文書です。
●例文 売掛金未入金に対する督促状例文
２０××年××月××日
株式会社 ビジネスアポイント
経理部 様
株式会社ビジネススキルアップ
経理部長 加治田 耕介
商 品 代 金 お 支 払 い の お 願い
拝啓、初秋の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申しあげます。
さて、××月××日締めをもって、ご請求いたしました××月分品代金
×××万円也ですが、お約束期限の××日を過ぎて、現在にいたりましても
いまだにご入金されておりません。
恐らくは、ご多忙に紛れてのご失念かとは存じますが、どうぞ至急
ご確認下さいまして、ご入金いただけますようお願い申しあげます。
なお、本状と行き違いにお支払いいただいた節は、失礼の段
お許しくださいますようお願い申しあげます。
敬具
●督促状（未入金催促の場合）のチェックポイント
・請求書の日付、品名、金額、払込期日（約束期限）を、はっきりと述べ、相手の
認識をうながします。
・支払いが遅れた理由が、手違いなどによる場合もありえるので、やわらかな
表現にしておきます。
・払込あとの催促は、不快感を覚えるので、行き違いにたいする一文はかならず
いれておくことが大切です。
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