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社外文書 申込状の意味と作成例文
■社外文書 申込状（申し入れ）の書き方と例文●申込状とは
申込状は、新しい業務部門を開始するためや、さらに
販売網を拡大する場合に、新たな仕入先にたいし取引条件などを
明記して発信、また取引条件変更などの場合に作成され発信される
文書です。
・新規取引の開始の申し入れ
・代理店契約の締結についての申し入れ
などの目的で作成されます。
●申込状（申し入れ）の構成と書き方
・新規取引開始の申し入れの場合
それまで、まったく交流がなかった業種や会社に取引を
申し込むわけですから、申し込まれた側はその理由を
まず考えることになります。
このケースでは 申込状 には
新規取引先として選定するに至った理由と経緯が明示
されていること。また紹介をうけた場合はどこからの
紹介なのかを明示します。
その上で、申し込む側の事業内容、特徴、経営状態などが
正確に記されていなければなりません。
申込状のこの部分に誇張があった場合、信用取引がされる
可能性は、ないと思っても間違いではありません。
通常、新規に取引先を探す場合、その分野で業績の高い
会社や信用度の高い会社を選択することが一般的です。
しかし、そういう会社は、新規取引に際しては、事前に
信用調査をおこなったりとかなり慎重なことが通例です。
相手先に、関心を持ってもらうには、やはり他の会社に
比べ優れていると思われる点を素直に述べることが重要
で、また公的機関などへの納入実績、工事実績などが
あれば、自信をもって 申込状 に記しておくべきです。
また、信用調査が行われることを想定し、こちらの
信用状況が、確認できる取引銀行名を、明記しておく
ことも、こちらの信用度を高める意味でも有効な方法と
いえます。
また、申込状 の作成には丁寧な文面が必要ですが相手先との
取引を望むあまりに、必要以上の賛辞の語句を多用したり
必要以上の敬語を使うことも不要です。
過度な賛辞は、かえって相手に不信感を抱かせる結果にも
なりますし、文面的にも不自然です。
また、双方の条件が折り合い、新規取引が成立するまでは
両者の立場はまったく同等であるからです。
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