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社内文書 指示文の書き方
■社内文書 指示文●指示文とは
組織全般に、統一的な行動をとらせる目的で発信される文書。
主に新しい営業活動や生産目標などの指示、その他、日常業務
遂行の具体的指針を、組織上部から下部に対し発信する文書です。
・販売目標や生産目標の遂行についての指示
・新製品や月別販売重点商品などの販売促進についての指示
・経費節減などの具体的方法についての指示
・社内規定や安全規定などの完全励行についての指示
●指示文の構成と書き方
指示文は、大きく組織上部(本社)から、支社、支店、営業所、工場
などに向けたものと、部署から部署員に向けて発信する小規模な
指示文まで、様々に発信されますが、いずれも指示の目的と理由
指示内容を明確に示すことが、最大の留意点となります。
特に、指示内容については、実行されることに意義があるわけ
ですから、箇条書きなどにして誤解のないようわかりやすく
文案が作成されなければいけません。
●指示文作成のチェックポイント
・件名の末尾には(指示)の語句を加えること。
・指示内容は、別記箇条書きにしてわかりやすくしておきます。
・指示による報告が必要な場合は、報告書提出期限を設けることと
後々の、検索と記録のために報告書書式を指定し、文書の統一化を
図ります。
・報告書書式への記入が複雑と思われる場合は、記入見本などを
添付し、誤記入などによる統計のミスを防ぐようにします。
・他の発信された指示文の内容と、重複や矛盾する点がないよう
発信前に十分にチェックする必要があります。
(これをしなかったために、矛盾のため遂行されない指示が
発生する事例が数多くあります。)
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