社内文書 照会文｜簡単 ビジネス マナー ビジネス文書作成と例文

社内文書 照会文の例文 ＯＡ機器使用状況照会

◆社内文書 照会文 ＯＡ機器使用状況照会

社内文書の中では、他部署に対し何かを尋ねたり回答を
依頼する点において社外文書 照会文 と同じであるため
ていねいな文章表現が必要とされる文書です。

・新規取引先の信用照会について

・販売状況・在庫状況の照会について

・ＯＡ機器や設備器具などの使用状況照会について

などの目的で作成されます。

◆社内文書例文  ＯＡ機器の使用状況についての照会

                                         本店 業務情管発１２３４号
                                                平成００年００月００日

各課担当者殿
                                                           情報管理室長
                                                              漏 洩 一 郎


                 ＯＡ機器の使用状況について（照会）

　このたび社内ＯＡ機器の整備・補修にあたり、各部署における使用状況を
調査しますので、下記の事項につきご回答願います。

                                            記

ＯＡ機器の使用状況

(1)複合機 カラー                  【現設置台数】  台   【要望台数】  台

(2)複合機 モノクロ               【現設置台数】  台   【要望台数】  台

(3)パソコン デスクトップタイプ 【現設置台数】  台   【要望台数】  台
 
(4)パソコン ノートタイプ         【現設置台数】  台   【要望台数】  台

(5)ファクシミリ                     【現設置台数】  台   【要望台数】  台

(6)その他 具体的機種          【現設置台数】  台   【要望台数】  台

２．増設希望ＯＡ機器　         【メーカー 、製品名、台数】

回答は、別添の回答用紙に記入願います。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　             以上

※複合機増設・モノクロからカラーへ変更希望の部署は
  現在の月平均使用枚数と、カラー出力予想枚数を明記
  してください。

　　　　　　　　　　　　　　         （担当：情報管理課 大江　内線1234）

◆照会文の構成と書き方

社外文書 照会文との大きな違いはなく、構成順は
①文書整理番号
②発信年月日
③あて名
④発信部署(氏名)
⑤件名
⑥本文の順になります。

社外文書 照会文との表現の違いは、社内文であるため頭語や
時候のあいさつなどは省略することです。また敬語も最小限の
使い方にとどめますが、あくまでこちら側からの依頼事である
ため、ていねいな言葉遣いが必要です。

また、複数の回答を要する場合はあらかじめ回答用紙を添付する
などの配慮が必要となります。

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社内文書 照会文の書き方と例文

■社内文書 照会文の書き方と例文

●照会文とは

業務上で生じた疑問や調査事項を、各担当部署に問合せ
回答を得るために作成され、発信される文書です。

社内文書の中では、他部署に対し何かを尋ねたり回答を
依頼する点において社外文書 照会文 と同じであるため
ていねいな文章表現が必要とされる文書です。

・新規取引先の信用照会について

・販売状況・在庫状況の照会について

・ＯＡ機器や設備器具などの使用状況照会について

などの目的で作成されます。

●照会文の構成と書き方

社外文書 照会文との大きな違いはなく、構成順は
①文書整理番号 ②発信年月日 ③あて名 ④発信部署(氏名)
⑤件名 ⑥本文の順になります。

社外文書 照会文との表現の違いは、社内文であるため頭語や
時候のあいさつなどは省略することです。また敬語も最小限の
使い方にとどめますが、あくまでこちら側からの依頼事である
ため、ていねいな言葉遣いが必要です。

また、複数の回答を要する場合はあらかじめ回答用紙を添付する
などの気配りも必要です。

●照会文の例文 在庫照会文

                                            東北支営発1021号
                                         平成××年××月××日

商品管理部長殿
                                             東北支社
                                             営業部長 宅間信宏


        ＥＲフュージョンシリーズの在庫について (照会)    

  東北支社の主要取引先であるティンカップ様から
「２０周年創業記念フェア」開催のため、「ＥＲフュージョン」 シリーズの
大量注文が寄せられました。ついては下記商品について、現在の在庫数を
知りたく、ご照会します。
  ティンカップ様側も、記念フェアのため、早めに在庫数を把握したいとの
お話です。短期間ですが、 ××月××日(木)  までにご回答願えれば
幸いです。

                          記

１． ＥＲフュージョン シャフト硬度 Ｓ．ＳＲ．Ｒ  

                      ロフト       9.5、10.5、11.0

     各硬度のロフト角の在庫数をご回答くださいますよう願います。

                                                     以上

                                    (担当 営業部 白石 内線 201)

●チェックポイント
 
・件名の後に(照会)と書き入れます。
・なぜ照会するのかの理由を本文の最初に書き入れます。
・「ご多忙中誠に恐縮ですが」などの社外的慣用表現は不要です。

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