社外文書 通知状の書き方と例文

■社外文書 通知状の作成と例文

●通知状とは

取引先や顧客に対し、当方の事情・情報をしっかりと認識して
もらうために作成され発信される文書です。
事務的な情報（価格改定、出荷案内）を正確に伝達するための
文書といえます。

・入金、振込み、支払い等の通知について

・価格改定、支払い日変更等の通知について

・人事採用の可否の通知について

などの目的で作成されます。

●通知状の構成と書き方

通知状作成の最も大きな留意点は、正確な情報の伝達です。
いつ・どこで・だれが・なにを・いくらで・どうして・どうなる の
５Ｗ２Ｈの表現で、重要項目を箇条書きにするのが一番
わかりやすい表現となります。

通知状の基本構成は

①文書番号 ②発信日 ③発信先④発信者 ⑤件名
⑥頭語・時候のあいさつ⑦件名 ⑧本文 ⑨結びのあいさつ

の順になります。

また、伝達の内容によっては発信者の捺印などが必要な
場合もあります。

●支払期限変更の通知例文

                                                 総務発0112号
                                        平成××年××月××日

お取引 様   各位

                                    株式会社ビジネススキルアップ
                                    総務部経理課  佐原健治  ㊞


拝啓  残暑の候、貴社ますますご隆盛のこととお慶び申しあげます。
平素より、弊社への材料納入・サービスのご提供に関しましては
多大なるご協力をいただき、まことにありがとうございます。
  さて、弊社ビジネススキルアップの、営業本部よりお取引いただいて
おります各社様に、下記のお願いを申しあげるよう通達が参りました。
  日頃より多大なご協力をいただいているところに、まことに恐縮とは
存じますが、ご理解いただきご協力を賜りたくお願い申しあげる次第で
ございます。


         支払い期限変更のお願い

・ 現在の貴社とのお支払い条件の支払いサイトの
   ３０日延長

・ ２０××年××月××日以降のお支払いに
  ついて適用

  昨今の、石油関連商品の大幅なコスト上昇と、競争激化が
おもな背景となっておりまして、売掛け回収でのバランス等を
鑑みた結果のお願いでございます。
  末筆ながら、さらなる御社のご発展をお祈り申しあげる次第で
ございます。
                                             
                                                                   敬具

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投稿者 on 2007年10月21日 20:58

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