社内文書 回答文｜簡単 ビジネス マナー ビジネス文書作成と例文

社内文書 回答文の作成と例文

■社内文書 回答文の書き方と例文

●回答文とは

社内他部署からの照会や依頼された事項に対して答えるために
作成され、発信される文書。業務の円滑な遂行のためにも
問い合わせ項目についてはすべて答えることが大切です。

・新規取引先の信用照会についての回答

・商品の販売状況・在庫状況の照会についての回答

・ＯＡ機器や設備器具などの使用状況照会についての回答

・パート、人員採用状況の照会についての回答

などの目的で作成されます。

●回答文の構成と書き方

件名は、照会文に記された件名をそのまま記することにより
何の件に対しての回答なのかがすぐわかります。

件名の末尾に(回答)といれます。

照会項目は、相手が最も必要としている情報なので、すべてに
正確な回答をおこないます。回答が不可能な場合は、その理由を
記して、それを回答とします。

構成は
①文書整理番号 ②発信年月日 ③あて名 ④発信部署(氏名)
⑤件名 ⑥本文の順になります。


●回答文の例文 販売実績回答文

                                            東北支営発1051号
                                         平成××年××月××日

営業本部長殿
                                             東北支社
                                             営業部長 宅間信宏


        複合機・プリンターの販売状況について (回答)    

平成××年××月××日付営本発第2210号文にて照会のありました
標記については、下記のとおりとなっております。
大量注文が寄せられました。ついては下記商品について、現在の在庫数を


                          記

１． 東北支社機種別販売実績

    (1) カラー     複合機      ４５０台
    (2) モノクロ   複合機      ３５０台
    (3) カラー  プリンター      ６００台
    (4) モノクロプリンター      ４００台          

今後の販売予測

各製品とも、３月の官庁入替期に向けて、順調に販売数を伸ばしており
特に、福島、山形では大型受注が決定したこともあり目標販売台数を
大きく上回る見込です。


                                                                       以上

                                           (担当 営業部 恐山 内線 202)

●チェックポイント
 
・件名の後に(回答)と書き入れます。
・照会項目への回答をすべて満たしているかチェック

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