ビジネス文書の基礎知識｜簡単 ビジネス マナー ビジネス文書作成と例文

頭語と結語の一般的使い分け ビジネス文書編

■頭語と結語の一般的使い分け ビジネス文書編

●頭語と結語

  文書は、頭語で書きはじめ、結語で締めくくります。
頭語は一文字目から書き、結語は末文と同じ行末に
一文字分あげて書きます。

   頭語と結語は、対の関連があり、丁重な場合、急ぐ場合
など場面によって使い方が下記のように分かれていきます。

  通常、文書には前文が必要ですが、突発的事態に
対する見舞状や取引上急を要する場合などには、前文を省略します。

頭語・結語の使い方はあくまで作成する文章内容によって決まっていきます。

■頭語・結語の関係

●文書の種類

１．普通の文書
   
  頭語○拝啓、拝呈  結語○敬具、拝具、敬白

２．ていねいな文書

  頭語○謹啓、恭啓、粛啓 結語○敬具、敬白、謹言、
                                      謹白

３．急用の文書

  頭語○急啓、急呈、急白 結語○草々、早々、不一

４．重ねて出す文書

          ○再啓、再呈、対啓   ○敬具、拝具

５．返信の文書

   頭語○拝復、啓復  結語○敬具、拝具、敬白

６．前文省略の文書

   頭語○前略、冠略、冠省 結語○草々、不一、不備、

前文省略で、頭語を｢前略｣などとする場合は、
｢時候のあいさつ｣｢安否のあいさつ｣
｢業務上のあいさつ｣は入れず、すぐに主文に入ります。

●業務のあいさつ

 平素は格別のご愛顧を賜り、心より御礼
 申し上げます。

 毎度、格別のお引き立てを賜りましてまことに
 ありがたく、厚く御礼を申し上げます。

 日頃はひとかたならぬご厚情にあずかり心より
 御礼を申し上げます。

   主文が終わったら、文書の最後は末文で
締めくくります。末文には、主文の内容について念を
押したり、確認してもらう意味合いも含まれています。
主文が非常に簡単な場合には省略しても差しつかえ
ないとされています。

   末文は、文書内容
（あいさつ･招待･案内･祝賀･注文）など文書の内容に
よって、それぞれ異なりますが、基本的なパターンは
下記を参考に組み立てて使います。

●社交･儀礼上の文書

まずは   書中をもって   ごあいさつ   申し上げます
とりあえず 書面にて  ご招待  まで
取り急ぎ   書面にて  ご案内  申し上げます
略儀ながら書面にてお見舞い申し上げます   

●取引上の文書

まずは  ご通知  まで
取り急ぎ  ご案内  申し上げます。
まずは  ご照会  まで
取り急ぎ ご注文 申し上げます

続きを読む "頭語と結語の一般的使い分け ビジネス文書編" »

ビジネス文書の構成 その２

■ビジネス文書の構成 その２

●用件の切り出し・本件・今後の挨拶・文書でのお詫び・結語
 
５．用件を切り出す

段落を変えて、ここから本件に入ることを示します。

６．本件（何をどうする）
 
文書の中で内容的にいちばん重要な部分。何かを知らせたい文書の
場合は、記書き・箇条書きを用いて、相手に要点がわかりやすく
伝わる工夫が必要となります。

何の件についての文書なのかをまず明確にすることが、ビジネス文書の
基本です。
ただし、文書にタイトルを表記している場合は表現が重複しないようにします。

・さて、
・ところで、
・さて、私こと…（就任、転勤、退社などの通知に使います。）
・このたび、・当社では、××といたしまして…
・このたびの私の××に際しましては…
・表題の件につきまして…（タイトル表記をしている場合）
・今年も恒例の…突然ではございますが…
・お申し越しの××の件でございますが…（返信の場合）
・さっそくですが、××について御返事申し上げます。（返信の場合）
・つきましては、××をおこないたく…
・ここに××をお送りする次第でございます。
・実は、××の事情でまことに申しわけございませんが…

７．今後のご愛顧への挨拶

取引先や顧客への業務文書には絶対必要です。儀礼文書も
あいさつ状やお礼状には必要。社内文書には不要です。

・これもひとえに皆様のおかげと心より感謝申し上げます。
・格別のご支援ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
・なにぶんにも××ではございますが、どうかよろしく
  ご指導のほどをお願い申し上げます。
・今後とも、いっそうのお引き立てのほどお願い申し上げます。
・倍旧のご高配を賜りますことを衷心よりお願い申し上げます。
・お願い申し上げる次第でございます。
・お願い申し上げます。

８．文書で失礼するお詫びの言葉

依頼や挨拶は本来、相手先に出向いて行うものであるため
手紙は、略式ですがお許しください、という意味合いになります。
プライベートの手紙であれば「まずは御礼まで」と終わることも
ありますが、会社から会社という場合の文書には向きません。
下記のように言い回しで文面の体裁をととのえるという面もあります。

・まずは略儀ながら書中をもちましてお祝を申し上げます。
・まずは書面にて××まで申し上げます。
・本来ならば拝眉のうえ××申し上げるべきところ、本日は
  まことに略儀ながら書中をもちましてごあいさつ申し上げます。

※儀礼文書や発信側からの依頼事の業務文書以外ならば不要です。

９．結語

文書の最後を示すしるしでもあるので、必ずつけます。

・敬具（一般的。拝啓、拝復を受けての結語）
・謹言（謹啓を受けて）草々（前略を受けての結語）
・以上（社内文書や、記書きで終わるときの最後に。）

続きを読む "ビジネス文書の構成 その２" »

ビジネス文書の構成 その１

■ビジネス文書の構成 その１

●タイトル・頭語・時候のあいさつ・日頃のお礼

ビジネス文書は、儀礼的文書を除き、Ａ４版用紙に横書きが通例と
なっています。仮に文章量が少なくてもＡ４にするのが保存の面からも
統一しやすいからです。

現在は、手書きのビジネス文書はあまりなくなってきました。ワープロ
文書になれた現在では、読みづらく感じることもありますが、お礼文書や
特別な顧客などに出す案内などは、かえって手書き文書の方が印象に残る
メリットもあります。

●構成
 
１．タイトル（件名）
 
社外向けの儀礼的な文書にはつけません。
 
例 ××について、××のご案内、××通知 など

２．頭語

社内文書には不要。苦情、督促などの場合は「前略」が適当です。

・拝啓（基本）
・謹啓（「拝啓」より丁重な言い回し。儀礼文書や顧客へ出す場合）
・拝復（返信の場合に）
・前略　とり急ぎ申し上げます。（急ぎの場合に使用。時候のあいさつは省く）
・時下ますますご清栄のことと存じます。××の候、
・貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。
・××におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

３．時候のあいさつ
 
社外向けの儀礼的な文書には必要、社内向けには不要。
「時下ますます…」は季節を問わず使える挨拶の言葉です。

４．日ごろのお礼

ビジネス文書では、時候のあいさつを省くことがあっても
こちらのほうは大切で省けません。

内容やスペースによっては
「拝啓　平素は格別の…」と続けて書き出しても構いません。

・平素は格別のご高配を賜り、毎度、格別のお引き立てを賜りまして、
・日ごろはひとかたならぬご厚情にあずかり、心より御礼を申し上げます。
・まことにありがたく厚く御礼を申し上げます。
・深く感謝申し上げる次第でございます。

社内文書には基本的に不要ですが、社内に協力を仰いだ際には
必要に応じ「先日の××には皆様ご協力いただき…」などと
入れていきます。

続きを読む "ビジネス文書の構成 その１" »