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社外文書 交渉状の書き方 その2 例文
■交渉状(卸価格値下げ)の例文平成××年××月××日
株式会社OAビジネスアップ
OA事業部長 鍋 島 道 康 様
株式会社アポイント電機
代表取締役 加治田誠一 ㊞
「ホームファックス」仕入価格値下げのお願いについて
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引立てを賜り厚くお礼申し上げます。
さて、御社より納入していただいております家庭用
ファクシミリ「ホームファックス」シリーズにつきまして
このところX社R社の新製品が相次いで発売され、2社の
市場占有率が急上昇しております。
大手量販店の平均販売価格を調査したところ、同等品の
販売価格も御社製品に比較して5%~7%ほど安く設定
されていることが判明致しました。
つきましては、御社の「ホームファックス」シリーズの
卸価格について見直しをご検討いただき、××月注文分から
現行価格より5%以上の値下げ価格で卸していただけるよう
ご尽力をお願いする次第です。
当社といたしましても、販売スペースの拡大、設定価格の
見直しを行い対策を講ずる所存です。
何卒、市場情勢を鑑み、ご理解を賜りますよう
お願い申し上げます。
敬具
担当 仕入部 田丸
直通TEL 01XX-12X-21XX
●チェックポイント
交渉は、両者の話し合いを基本とする文章表現が
重要になります。こちらの要望を一方的に通そうとする
表現は避けなければなりません。
交渉を受けた側は、自己の損失について当然、検討協議
をはじめます。交渉に応じるかどうかの判断基準としては
その理由が、客観的にみて妥当であるのかにつきます。
たとえば、市場情勢の変化による理由などは、相手先も
大きな検討理由になるものと考えられます。
このような、妥当と判断されやすい理由を基に作成するのが
交渉状作成の大きなチェックポイントになります。
発信者は代表者名でも、実際の細かい打ち合わせは担当者
同士で行われる場合が多くなりますので、担当者名と連絡先を
明記しておきます。
社外文書 交渉状の作成 その1
■社外文書 交渉状の書き方と例文●交渉状とは
取引上の双方の主張や見解の違い、取引条件などで
双方が一致点を見出せるまで、繰り返されるのが交渉です。
交渉状は、その過程において作成され発信される文書です。
・取引条件等の改正
・取引価格の値下げ交渉などで、主に作成されます。
●交渉状の構成と書き方
交渉状には、
・口頭では説明しにくいこと
・後日、証拠や双方の覚えとして文書化しておきたい事項
・強調しておきたい取引条件
などが記されます。そのため論旨をはっきりとさせること
条件緩和などの交渉は、事実やデータを用いて論理的に作成
される必要があります。
交渉状は、相手に依頼、請願することからはじまる文書です。
そのため、その文章表現には、なぜ交渉やお願いすることに
いたったのかの経緯、経過が必要となります。
しかし、その理由を必ずしも先方が受け入れてくれる保証は
ありません。その意味で再度交渉までを考慮した考え方で
臨まなくてはならない、重要かつ慎重な文書になります。
●交渉状作成のポイント
かりに、製品や材料の値上げを交渉する場合、それが
成立したときには、当然相手先の利益減少につながる結果
が予測されます。こちらの要望は、ほとんどの場合、相手先
には、不利とされる結果につながるのが、交渉状といえます。
交渉は、両者の歩み寄りが基本姿勢であるので、こちらの考えを
一方的に押し付ける表現では、成立ができません。
ある程度の妥協案を考慮しながら、これ以上は譲れない一線を
決めておく必要があります。
いずれにせよ、一回の提出では、承諾を得にくい文書であることを
認識しておく必要があります。
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