ビジネス文書の構成 その２

■ビジネス文書の構成 その２

●用件の切り出し・本件・今後の挨拶・文書でのお詫び・結語
 
５．用件を切り出す

段落を変えて、ここから本件に入ることを示します。

６．本件（何をどうする）
 
文書の中で内容的にいちばん重要な部分。何かを知らせたい文書の
場合は、記書き・箇条書きを用いて、相手に要点がわかりやすく
伝わる工夫が必要となります。

何の件についての文書なのかをまず明確にすることが、ビジネス文書の
基本です。
ただし、文書にタイトルを表記している場合は表現が重複しないようにします。

・さて、
・ところで、
・さて、私こと…（就任、転勤、退社などの通知に使います。）
・このたび、・当社では、××といたしまして…
・このたびの私の××に際しましては…
・表題の件につきまして…（タイトル表記をしている場合）
・今年も恒例の…突然ではございますが…
・お申し越しの××の件でございますが…（返信の場合）
・さっそくですが、××について御返事申し上げます。（返信の場合）
・つきましては、××をおこないたく…
・ここに××をお送りする次第でございます。
・実は、××の事情でまことに申しわけございませんが…

７．今後のご愛顧への挨拶

取引先や顧客への業務文書には絶対必要です。儀礼文書も
あいさつ状やお礼状には必要。社内文書には不要です。

・これもひとえに皆様のおかげと心より感謝申し上げます。
・格別のご支援ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
・なにぶんにも××ではございますが、どうかよろしく
  ご指導のほどをお願い申し上げます。
・今後とも、いっそうのお引き立てのほどお願い申し上げます。
・倍旧のご高配を賜りますことを衷心よりお願い申し上げます。
・お願い申し上げる次第でございます。
・お願い申し上げます。

８．文書で失礼するお詫びの言葉

依頼や挨拶は本来、相手先に出向いて行うものであるため
手紙は、略式ですがお許しください、という意味合いになります。
プライベートの手紙であれば「まずは御礼まで」と終わることも
ありますが、会社から会社という場合の文書には向きません。
下記のように言い回しで文面の体裁をととのえるという面もあります。

・まずは略儀ながら書中をもちましてお祝を申し上げます。
・まずは書面にて××まで申し上げます。
・本来ならば拝眉のうえ××申し上げるべきところ、本日は
  まことに略儀ながら書中をもちましてごあいさつ申し上げます。

※儀礼文書や発信側からの依頼事の業務文書以外ならば不要です。

９．結語

文書の最後を示すしるしでもあるので、必ずつけます。

・敬具（一般的。拝啓、拝復を受けての結語）
・謹言（謹啓を受けて）草々（前略を受けての結語）
・以上（社内文書や、記書きで終わるときの最後に。）

はてなブックマークに追加　はてなRSSに追加

投稿者 on 2007年12月11日 13:33

« 一つ前のエントリーへ | 次のエントリーへ »

【 ビジネス文書の基礎知識カテゴリーの関連記事】

・頭語と結語の一般的使い分け ビジネス文書編
・ビジネス文書の構成 その２
・ビジネス文書の構成 その１
・ビジネス文書の基礎知識 ２
・ビジネス文書の基礎知識編 文書の種類と書式・サイズ