ビジネス文書の基礎知識 ２

■ビジネス文書の基礎知識 2

●社外文書の用途別種類

取引や交渉のために作成される文書

・通知状   会社・事務所移転、人事採用、休業等の通知
・依頼状   見積、販売助成等の依頼
・注文状   商品発注
・督促状   支払い等の督促、納品の督促
・詫び状   納期遅延、不良品納入等のお詫び
・交渉状   値引き、借り入れ、支払条件変更等の申し入れ
・承諾状   依頼や交渉に対する承諾
・抗議状   納品遅延、契約条件不履行などへの抗議

社交や儀礼のために作成される文書

・挨拶状   異動、移転、新築等にともなう挨拶
・案内状   株主総会、展示会、各種セミナー等の案内
・祝い状   栄転、事務所開設、落成等に対する祝い
・見舞状   寒中、暑中、事故、災害等への見舞い
・招待状   式典、祝賀会、展示会、発表会等への招待
・礼   状   招待、見舞い、祝いに対しての御礼
・弔慰状   お悔やみ

法務文書 官公庁への申請・届出や各種取引契約文書

・申請書   関係する官公庁への申請書
・届出書   関係する官公庁への届出書
・契約書   取引先等との各種取引契約

などが、代表的な社外文書の用途別種類です。

●ヒジネス文書は、保存・記録される文書である

   ビジネス文書は、単に読まれるだけのものではなく
記録・保存され、将来的に検索や閲覧される可能性を
持つ文書です。
   そのため、用件が的確に文書化されていなければ
なりません。

●社内規定がある場合はそのルールを守る

組織によっては、将来の文書検索や閲覧の効率化を
図る目的で、文書番号などが細かく規定されている
ケースがあります。当然ながら新たに文書を作成する
場合は、そのルールや書式にのっとって作成することが
重要です。

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投稿者 on 2007年10月15日 11:48

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