ビジネス文書の基礎知識編 文書の種類と書式・サイズ

■ビジネス文書の基礎知識編 １

●ビジネス文書の種類

ビジネス文書は、社外文書と社内文書の２種類に大別されます。

□社外文書 社外に向けてさまざまな意思表示を行うために
             作成される文書で、大別すると

  ・取引や交渉のために作成される文書
  ・社交や儀礼のために作成される文書
  ・法務文書 官公庁への申請・届出や各種取引契約文書

などに分かれます。

  社外文書の作成は、各部署の担当者が行うことが多いのですが
社外的には、会社が作成した公式文書としてみなされます。

  文書に不備があれば、組織の責任という形をとらざるをえない
ため、文案からよく内容を吟味し、発信前のチェックも必ず
必要とされる重要な文書です。

□社内文書 社内業務を円滑に進める目的で作成される文書で

  ・指示・命令         会社組織上部→下部に伝えられるための文書
  ・上申・報告・届出   会社組織下部→上部に伝えられるための文書
  ・連絡               部署(部門)→部署(部門)に伝えられるための文書
  ・記録・保存         組織全体のための文書

などに分けられます。

●ビジネス文書の書式とサイズ

  ビジネス文書は、社交・儀礼文書を除いて、社外・社内文書とも
Ａ４判 横書きが一般化しています。

  日本では、用紙サイズにＡ判とＢ判があり、いまでも混在して使用
しています。官公庁の届出・申請用紙は、かってＢ判で統一化されて
いました。

  ところが、国際的にはＡ判用紙に統一されていることもあり、今は
官公庁の各種用紙もＡ４に統一されつつあります。

  これは、文書の保存・ファイリングの面からも統一化が望ましく
保管書庫の統一やスペース効率にも役立ちます。

  この傾向は各企業にも広がり、社内独自の指定用紙なども
Ａ４に統一して、ひな形を作成しています。

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投稿者 on 2007年10月15日 11:30

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