ビジネス文書の構成 その１

■ビジネス文書の構成 その１

●タイトル・頭語・時候のあいさつ・日頃のお礼

ビジネス文書は、儀礼的文書を除き、Ａ４版用紙に横書きが通例と
なっています。仮に文章量が少なくてもＡ４にするのが保存の面からも
統一しやすいからです。

現在は、手書きのビジネス文書はあまりなくなってきました。ワープロ
文書になれた現在では、読みづらく感じることもありますが、お礼文書や
特別な顧客などに出す案内などは、かえって手書き文書の方が印象に残る
メリットもあります。

●構成
 
１．タイトル（件名）
 
社外向けの儀礼的な文書にはつけません。
 
例 ××について、××のご案内、××通知 など

２．頭語

社内文書には不要。苦情、督促などの場合は「前略」が適当です。

・拝啓（基本）
・謹啓（「拝啓」より丁重な言い回し。儀礼文書や顧客へ出す場合）
・拝復（返信の場合に）
・前略　とり急ぎ申し上げます。（急ぎの場合に使用。時候のあいさつは省く）
・時下ますますご清栄のことと存じます。××の候、
・貴社ますますご発展のこととお喜び申し上げます。
・××におかれましてはますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

３．時候のあいさつ
 
社外向けの儀礼的な文書には必要、社内向けには不要。
「時下ますます…」は季節を問わず使える挨拶の言葉です。

４．日ごろのお礼

ビジネス文書では、時候のあいさつを省くことがあっても
こちらのほうは大切で省けません。

内容やスペースによっては
「拝啓　平素は格別の…」と続けて書き出しても構いません。

・平素は格別のご高配を賜り、毎度、格別のお引き立てを賜りまして、
・日ごろはひとかたならぬご厚情にあずかり、心より御礼を申し上げます。
・まことにありがたく厚く御礼を申し上げます。
・深く感謝申し上げる次第でございます。

社内文書には基本的に不要ですが、社内に協力を仰いだ際には
必要に応じ「先日の××には皆様ご協力いただき…」などと
入れていきます。

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投稿者 on 2007年12月11日 13:24

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