社内文書 照会文の書き方と例文
■社内文書 照会文の書き方と例文
●照会文とは
業務上で生じた疑問や調査事項を、各担当部署に問合せ
回答を得るために作成され、発信される文書です。
社内文書の中では、他部署に対し何かを尋ねたり回答を
依頼する点において社外文書 照会文 と同じであるため
ていねいな文章表現が必要とされる文書です。
・新規取引先の信用照会について
・販売状況・在庫状況の照会について
・OA機器や設備器具などの使用状況照会について
などの目的で作成されます。
●照会文の構成と書き方
社外文書 照会文との大きな違いはなく、構成順は
①文書整理番号 ②発信年月日 ③あて名 ④発信部署(氏名)
⑤件名 ⑥本文の順になります。
社外文書 照会文との表現の違いは、社内文であるため頭語や
時候のあいさつなどは省略することです。また敬語も最小限の
使い方にとどめますが、あくまでこちら側からの依頼事である
ため、ていねいな言葉遣いが必要です。
また、複数の回答を要する場合はあらかじめ回答用紙を添付する
などの気配りも必要です。
●照会文の例文 在庫照会文
東北支営発1021号
平成××年××月××日
商品管理部長殿
東北支社
営業部長 宅間信宏
ERフュージョンシリーズの在庫について (照会)
東北支社の主要取引先であるティンカップ様から
「20周年創業記念フェア」開催のため、「ERフュージョン」 シリーズの
大量注文が寄せられました。ついては下記商品について、現在の在庫数を
知りたく、ご照会します。
ティンカップ様側も、記念フェアのため、早めに在庫数を把握したいとの
お話です。短期間ですが、 ××月××日(木) までにご回答願えれば
幸いです。
記
1. ERフュージョン シャフト硬度 S.SR.R
ロフト 9.5、10.5、11.0
各硬度のロフト角の在庫数をご回答くださいますよう願います。
以上
(担当 営業部 白石 内線 201)
●チェックポイント
・件名の後に(照会)と書き入れます。
・なぜ照会するのかの理由を本文の最初に書き入れます。
・「ご多忙中誠に恐縮ですが」などの社外的慣用表現は不要です。
●照会文とは
業務上で生じた疑問や調査事項を、各担当部署に問合せ
回答を得るために作成され、発信される文書です。
社内文書の中では、他部署に対し何かを尋ねたり回答を
依頼する点において社外文書 照会文 と同じであるため
ていねいな文章表現が必要とされる文書です。
・新規取引先の信用照会について
・販売状況・在庫状況の照会について
・OA機器や設備器具などの使用状況照会について
などの目的で作成されます。
●照会文の構成と書き方
社外文書 照会文との大きな違いはなく、構成順は
①文書整理番号 ②発信年月日 ③あて名 ④発信部署(氏名)
⑤件名 ⑥本文の順になります。
社外文書 照会文との表現の違いは、社内文であるため頭語や
時候のあいさつなどは省略することです。また敬語も最小限の
使い方にとどめますが、あくまでこちら側からの依頼事である
ため、ていねいな言葉遣いが必要です。
また、複数の回答を要する場合はあらかじめ回答用紙を添付する
などの気配りも必要です。
●照会文の例文 在庫照会文
東北支営発1021号
平成××年××月××日
商品管理部長殿
東北支社
営業部長 宅間信宏
ERフュージョンシリーズの在庫について (照会)
東北支社の主要取引先であるティンカップ様から
「20周年創業記念フェア」開催のため、「ERフュージョン」 シリーズの
大量注文が寄せられました。ついては下記商品について、現在の在庫数を
知りたく、ご照会します。
ティンカップ様側も、記念フェアのため、早めに在庫数を把握したいとの
お話です。短期間ですが、 ××月××日(木) までにご回答願えれば
幸いです。
記
1. ERフュージョン シャフト硬度 S.SR.R
ロフト 9.5、10.5、11.0
各硬度のロフト角の在庫数をご回答くださいますよう願います。
以上
(担当 営業部 白石 内線 201)
●チェックポイント
・件名の後に(照会)と書き入れます。
・なぜ照会するのかの理由を本文の最初に書き入れます。
・「ご多忙中誠に恐縮ですが」などの社外的慣用表現は不要です。
投稿者 on 2007年10月18日 13:38
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