社外文書 礼状の書き方と例文 その２

■社外文書 礼状の書き方と例文

●礼状の構成と書き方

礼状は、自筆が基本です。ただし出席御礼などの発信先が大量にある
場合は、印刷などを利用します。

礼状の基本構成は、
①頭語 ②時候のあいさつ ③謝辞の言葉 ④主文 ⑤本文 ⑥結語 の
順になります。

  礼状を作成するにあたり、気をつけるのは受けた好意の程度と相手との
関係によって文章の内容を変える必要性があることです。

  ささやかな好意に対し、あまり丁寧なお礼を述べればかえって相手は
恐縮や興ざめを覚える場合もありますし、相当の好意を受けておきながら
簡単に済ませては失礼にあたります。

  礼状となると、心のこもった文章を書こうと考え長くなりがちですが
あまり長い礼状は、かえってこちらの気持ちが伝わりにくくなります。

  礼状の発信者名は、落成祝い、災害見舞い、会葬礼状など会社全体での
事柄であれば、代表社名で出しますが、資料提供や人物の紹介など部署
単位での事柄のときは、部署長名や担当者名で出すことになります。

●礼状の例文 災害見舞いへの礼状

拝啓   時下ますますご清祥のことと存じます。
  さて、このたびの台風××号による弊社××市物流
倉庫周辺水害被害に際しましては、ごていねいな
お見舞いをいただきまことにありがたく、厚く御礼を
申し上げます。
  幸いにも、倉庫冠水までには至らず、敷地内道路の
冠水のみですみ、被害も最小限でとどめられました。
   また、従業員とその家族も、全員無事でありました
ことも、お知らせさせていただきます。
  皆様には、多大なご心配をおかけし、恐縮して
おります。
  おかげ様で、××月××日により通常営業を再開
いたしました。皆様には、今後とも変わらぬご愛顧を
賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
  まずは、略儀ながら書中にて御礼申し上げます。

                                                   敬具
  平成××年××月××日

                               株式会社 アマゾン物流
                              代表取締役 内 藤 敏 明
                             ××物流倉庫 従業員一同

●チェックポイント

  水害見舞いへの礼状。お見舞にたいしてのお礼の言葉と
ともに、被害状況・復旧・再開のおおよその見通し、業務遅滞
納期遅延などへのお詫びの言葉も必ず盛り込みます。

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投稿者 on 2007年10月21日 09:19

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