社内文書 案内文の書き方と案内例文

■社内文書 案内文の書き方と例文

●案内文とは

  案内文は、通知文と同様に組織の決定事項を
上から下へ通達・伝達する文書ですが、通知文が
伝達＋命令 的な意味合いを持つのに対して
案内文は、伝達＋勧誘 的な内容の場合に作成され
発信される文書です。

・社員旅行や社内運動会等の社内行事についての案内
・技能研修会や各種講座案内・各種施設の利用案内について
・保険加入や社員割引セール案内等の案内について

などの目的で作成される文書で、社内文書としては
応用範囲の広い文書といえます。
 
●案内文の構成と書き方

伝達＋勧誘 的な内容をもつ文書であるので、まず大切なのは
伝達情報の正確さが第一になります。次に必要なのが受信者が
積極参加してくれるような文章表現です。

かりに、「社内カラオケ大会」などの案内文であれば
優勝者には、「××豪華商品」、参加者全員には
「もれなく・・」などの一言を添えるようにすることで
受信者の参加意欲を沸かせるような配慮が必要です。

●案内文例文  社内旅行案内


                                    総発第123456号
                                 ××年××月××日

社員各位
                             
                            株式会社スキルアップ
                             総務部長 石原裕太郎


           社員旅行案内について（案内）

  秋です。食欲の秋、読書の秋、そして旅行の秋がやって来ました。
毎年この季節恒例の社員旅行が近づいてきました。今年も下記の
通り行うことに決定しましたのでお知らせします。
皆様、ふるってご参加ください！

                            記

     １．日   時； ××月××日（金）～ ××月××日（土）

     ２．行   先； 群馬県妙義山温泉郷

     ３．宿泊先；  本陣 妙義山荘 電話0XX-1XX-1234

     ４．集   合； ××月××日（金） 午前８時
                   運動グラウンド

     ５．その他； 宿泊先での余興、カラオケ大会、ゲーム大会には
                  豪華商品が用意されています。
              

  参加申込み；添付の申込用紙に必要事項を記入の
                 うえ、各部の実行委員に××月××日までに
                 ご提出ください。

                                                      以上
 
                          担当；鈴山（総務 内線 127）

●チェックポイント

件名の末尾に（案内）と書き入れます。
件名は案内内容が一目でわかるように作成します。
社内行事の案内などでは、文中に参加メリットを入れ込み
参加意欲を誘うよう配慮します。

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投稿者 on 2007年10月18日 20:31

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