新社会人の心得 会社のメールアドレス

■新社会人の心得 メール

●社から割り当てられたメールアドレスは連絡以外に使用しない

新人研修も終わり、所属部署も決まり机の割り当ても決まりました。
机には、自分専用のＰＣが用意されており、必要な社内・社外連絡は
メールでおこなうように指導をうけています。

いよいよ、本格的に業務を開始するわけですが、ＰＣが与えられると
一緒に、個人の社用のメールアドレスが割り当てられます。

これは、会社の立派な個人情報ですから、決められた社外連絡先への
業務連絡や社内通知の受取りなど以外には使わないようにしましょう。

何千人にもいる企業であれば、きちんとしたメールサーバー管理者や
ネットワーク管理者がいますので、それ以外には使いたくても使えま
せんが、１００人単位規模の事業所では、人件費削減の目的でＩＴ
管理者を専任しておけない場合があります。

特に、営業や販売会社業務の場合、どうしてもお得意様からの依頼に
より、通常仕入ルート以外から部品や材料を購入するケースが発生
してきます。スポット仕入とも呼ばれ、その時だけの仕入取引となる
ケースが多いのですが、そのような購入申込の際に会社のメールアドレスを
使用しますと、まず間違いなくメールアドレスは外部に漏れてしまいます。

いったん漏れたメールアドレスは、迷惑メール専門のメルアド仲買い業者に
渡り、１ヶ月後には迷惑メールの餌食になるだけなのです。
(こんな業者がいるかどうかは不明ですが、いると思って間違いない状況です。)

３ヶ月後には、貴方の会社のメール受信箱には、１日、業務用メール５０通
迷惑メール１５０通となってしまうでしょう。

こうなると、メールアドレスを替えるのが一番てっとり早いと言えますが
それには、社内の兼任か専任のネットワーク管理者の手をわずらわせる
ことになります。これはとても申し訳ないことです。

どうしても、スポット仕入をせざるをえない状況になったら、上司に報告して
フリーメールアドレス(Yahoo,MSN等)を、申込みそれで取引などの連絡をおこなう
ようにするなどの対策を考えましょう。

あくまで、社のメールアドレスは社の情報であるということを認識して
おきましょう。

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投稿者 on 2008年04月26日 14:12

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