新社会人の心得 使ったＯＡ機器の設定は基本状態に戻す

■新社会人の心得 使ったＯＡ機器の設定は基本状態に戻す

●コピー使用後は設定を元に戻す

新人のうちは、先輩や上司から
「この文書、１０部ずつコピーとって、綴じてくれる。」などと
頼まれることが多いものです。いったいコピーって１日何枚くらい
するもんなんだと驚くくらい、コピーの使用頻度は多いんです。

大量部数をコピーする機械は、ソーター(自動で仕分けする装置)などが
ついているので、簡単といえば簡単。まあそういった仕事を頼まれて
いるうちに、せっかくですから最新鋭のコピー機の賢い使いかたを
覚えておきましょう。

覚えておけば、将来、何かの機会に「このコピーは、この機能を使えば
すぐできるよ。」などと、後輩の社員に教えてあげることもでき貴方の株も
あがるというものです。

ところで、いまやオフィスの必需品のコピー機の使い方も、使用頻度が
高いものだけに注意しておきたいことがあります。それは使うのは貴方
一人ではないこと。

常に次に誰かが使う場合を念頭に置くことです。自分が誰かに頼まれて
使用したすぐ後に、やはり他部署の新人が同じように頼まれてコピー
することは当たり前のことなのです。

自分がコピーしたときに、前述のソート機能や拡大や縮小機能、ズーム
機能などを使用したら、必ず設定は基本の原寸状態に戻しておきましょう。

大量コピーの場合も同様に、セットは枚数１に戻しておきましょう。
とにかく、いつも機械の設定を、基本の状態にしておくことが大切です。

もし、あなたが設定倍率を変えて何十枚ものコピーをとった後、機械を
そのままにしておくと、何も知らないその後の利用者が次にやってきて
設定に気付かないまま一枚だけコピーをとろうとしても、何十枚も
コピーが出力されてしまいます。これは、即、経費のムダ使いになります。

コピーというものは、購入・リースにしろ保守契約がつきまとう事務用機器
です。導入時の契約によりますが、大体１枚あたり、５～９円くらいの使用
料金が保守料金としてとられてしまいます。つまり１０枚の無駄なコピーは
最低５０円＋コピー用紙代となるわけです。

また、それより大きいのが、無駄コピーをとった利用者の時間的損失です。
無駄コピーを破棄して、必要なコピーをまた取り直す手間と時間はなんとも
もったいないですよね。

格言 使ったＯＡ機器の設定は基本状態に戻す。

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投稿者 on 2008年04月24日 14:01

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