新社会人の心得 報告は仕事を指示した本人に必ずする

■新社会人の心得 上司への報告

●報告は仕事を指示した本人に必ずすること

  会社組織は、社長にはじまり専務、常務などの役員が
ずらずらと並び、そしてその下に各部署があります。
各部署ごとに部長などのリーダー長がいて、その下に
課長、係長などと続いていくわけです。

  新社会人として配属されたあなたは、各部署の末端社員と
しての位置になるわけです。
ところで、会社組織の命令系統は典型的な縦型で上から下への
一方通行となります。新社会人のあなたのもとへひとつの指示
や命令が届くには、いくつもの命令系統を通してくるわけです。

  大ヒット漫画の「サラリーマン金太郎」などのようにトップの
社長から新入社員のあなたに直接命令が下されるなんてことは
まずありません。

  末端社員である新人さんは、たいてい所属部署の課長や
係長クラスの命令や指示で仕事をする場合が多いのですが、
ここで絶対忘れてならないのは、あなたに下された命令や
指示は、それをあなたに伝えたのが課長、係長であっても
その指示は当然、部長以上の役職の命令下に与えられた
ものだということです。

  つまり、あなたは、たとえば課長に指示された仕事は、
必ず指示をした本人の課長に、きちんと報告しなければ
ならないということです。

  指示された仕事をやり終えて部署に戻ったが、あいにく
課長が不在であった。
しかし、部長や係長、先輩、同僚はいる。ついこんな場合
係長などにとりあえず報告をと考えがちですが、これは間違いです。

  必ず、直接指示された本人である課長に報告するのが
正しいやり方です。

  なぜかと言うと、仮に課長が不在であったため部長や係長に
報告した場合、後で大きなトラブルをおこす可能性が少なくとも
ふたつ生まれます。

１．報告を受けた係長が課長に報告を伝える場合、人づての報告に
    なるため細部の正確性にかけてしまう。その正確性の脆さから
    生じたミスが発生した場合、複数の人間に多大な迷惑がかかる。

２．課長が不在のため、課長の上司である部長に報告したが、自分と
    してはそれでよいと考え課長にはしなかった。後に部長と課長が
    その指示の件で打ち合わせをしようしたが、課長は報告を受けて
    いなかったため明確な打合せができなかった。

２の場合は、直属の上司である課長の面目をつぶしたことになります。

その他にも、様々なミスが発生する可能性が大きくとてもあぶない行為と
言えます。どんなときも報告は、必ずダイレクトに、本人にするよう
心に決めておきましょう。

●ヒント

課長が不在であったり、また口頭ではうまく説明できないと思えたときは
件名を報告書として、重要事項を箇条書きにした文書を作り提出しましょう。

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投稿者 on 2008年06月20日 11:36

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