社外の人との会話 上司・同僚に代わっての来客応対（２）

相手が役職でない担当者に不満を持つ恐れもありますので、
配慮して説明をしていきましょう。

◆ 相手に代理の了解をえる言い換えフレーズ

「◆◆に代わりまして私からお話を申し上げたいのですが、よろし
　いでしょうか？」

相手の許可を求める言い方です。休んでいる担当者と特に付き合いが
長い場合などには､このような言い方で、相手の了解を得るように
しましょう。

◆ 上司の心情を代弁するケース

「◆◆も、◆◆様にお会いできるのは久しぶりなので残念だと申しておりました。」

また

｢◆◆様には、くれぐれもお詫びを申し上げてほしいと言いつかっております。｣
などの言い換えフレーズも好印象を与えます。

◆ 理由を簡潔に説明して補足する言い換えフレーズ

「実は、◆◆◆◆エンザにかかりまして、◆◆様にうつすようなことが
  あっては、かえってご迷惑ですので。」

このように、休養理由を簡潔に説明すると相手も納得してもらえます。　　　　　　　　　　　　　　

◆入院などを説明したら、相手先にお見舞いなどの気遣いをいただいたケース
　
「◆◆だけの入院と申しておりましたので、どうぞお気遣いなく
  お願いいたします。」

「◆◆だけの検査入院ですし、戻り次第本人からご連絡いたしたいと
  申しておりますので。」

★ むすび

代理応対は、相手の望む担当者と会えないというマイナス面から
はじまります。相手に不快感を与えればミス、相手の了解を得て
やっと通常からの出発となる難しい応対です。

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投稿者 on 2013年07月19日 09:50

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