電話応対 電話を受ける 特殊な言葉を使わない

■電話応対 電話を受ける 特殊な言葉を使わない

●社内・業界だけで通用している表現・言葉は使わない

　 販社・営業部署などでは、社内用語として、「直帰」、「直行」などの
言葉が頻繁に使われます。

直帰・・・得意先を訪問後、会社に戻らず直接帰宅すること。

直行・・・朝、会社に出社せず、直接得意先や訪問先へ出向くこと。

  社内では、簡単に意味が通ずるこれらの言葉ですので、つい
得意先などの電話の応対でもつい、口にしてしまいそうになりますが
これは、電話応対のしかたとしては、エチケット違反となります。

●会話例

取引先から

「××社、資材部の××と申します。いつもお世話になっております。
 おそれいりますが、営業２課の××様は戻られておりますか？」

応対例

｢いつも大変お世話になっております。××は本日は直帰の予定に
 なっておりまして、戻りません。｣

こんな使い方は、うまくありません。

たとえ、販社では幅広く使われている言葉であっても、あくまでそれは
業界用語です。業界用語・社内用語はお得意様や取引先などとの会話で
は、使用はタブーなのです。

正解例

｢いつもありがとうございます。××は、本日外出しておりまして、出先から
 こちらへは戻りません。お急ぎでしたら、こちらから伝えて連絡を
 差し上げますが。｣

と、応対するのが正しいのです。

業界用語には、幅広く使われているものから、自社のみで使われている
符丁、略称、隠語などさまざまです。

つい、口に出てしまうこともありますので、しっかりと区別して応対には
ふつうの言葉で相手に内容を伝えることが大切です。