アポイント 目次
電話 アポイントの電話での話し方｜
アポイントをとる際の言い回し、話し方｜
アポイントでのこんなトラブルが発生したら｜
アポイントの申込、言い回し｜
アポイント 円滑な商談への第一歩｜
アポイント 一覧
電話 アポイントの電話での話し方
■電話 アポイントの電話での話し方●約束をした後で変更せざるをえない状況が生じた場合の話し方
「申し訳ございません。１３日の午後３時のお約束ですが、４時に
変更していただけませんでしょうか。(いただくことは可能でしょうか)」
※ＮＧフレーズ
「すみませんが、今度のアポの時間を変更できませんか。」
せっかく取ってもらった相手の時間をこちらの都合で変更するのであるから
まずは、はじめにお詫びの言葉がないとＮＧ。また、アポ という省略語は
社内ではいいが、お客様との会話では｢お約束｣と丁寧な言葉に置き換える。
また、何時から何時に変更とあらかじめこちらの時間を申し出てお願いしないと
相手も都合のつけようがない。
●時間変更を了承してもらった際の話し方
｢ありがとうございます。こちらの都合で勝手を申しまして、
申し訳ございませんでした。｣
※ＮＧフレーズ
「助かりました。大事な用が入ってしまったもので。」
これはつい口から出てしまいがちな言葉なので要注意。
大事な用などと言ってしまったら、電話の相手とのアポイントは
大事なことではないとほのめかしているようなもの。大ＮＧに
なってしまいます。
●変更の日時をもう一度確認する際の話し方
｢それでは１３日の午後４時にうかがわせていただきます。
よろしくお願いいたします。｣
※ＮＧフレーズ
「助かりました。それではその時間にお伺いします。」
変更があったわけですから、間違いがないよう日時を
復唱する習慣をつけておきましょう。
●約束の時間に遅れそうになり、相手に遅れることの
了承を得る場合の話し方
｢申し訳ございません。××線での事故がありまして
××分ほど遅れそうなのですが、ご都合は(お時間は)
よろしいでしょうか。｣
※ＮＧフレーズ
「すみません。事故のためすこし遅れそうなんですが、
大丈夫でしょうか。」
理由はどうあれ、こちらの事情での遅れなのでまずは、お詫びの言葉が
大切。また、どのくらい遅れるかの時間の目安を伝えないと相手も返事の
しようがない。
アポイントをとる際の言い回し、話し方
■電話 アポイントを取る際の話し方●相手から面談の了承を得た後で都合の良い日をたずねる場合の話し方
「ご都合のよろしい日をお教え願えますでしようか。」
※ＮＧフレーズ 「何日なら、空いてますか。」
会うことへの了承をいただいた相手であっても、やはりおうかがいを
立てるという謙虚な言葉遣いが重要です。
●相手の指定した日の訪問時間を伺う場合の話し方
「お時間は、何時頃がご都合よろしいでしょうか」
※ＮＧフレーズ「何時にしますか。」
上記と同様おうかがいを立てるという姿勢で
●相手の指定日で時間が限られている場合の話し方
「××時にしていただけると①たいへん助かります。」
①相手が時間の候補を２通り言ってきた場合も使える便利な
フレーズ。｢大変助かります。｣はぜひ覚えておきたいフレーズです。
※ＮＧフレーズ「3時なら空いてますが、かまいませんか。」
あくまで訪問する側が謙虚な姿勢を持ちましょう。
●自分の都合が悪い日を指定された場合の話し方
（ほかの候補日を挙げてほしいとお願いする場合）
「できましたら、ほかの日にお願いできませんでしょうか。」
※ＮＧフレーズ 「ほかに都合のつく日はありませんか。」
直接的な聞き方は相手に不快な印象を与えます。あくまで
低姿勢にお願いする形をとりましょう。
●相手の指定日はすでに予定が入っていることの伝え方
「申し訳ございません。あいにくその日は外せない用事がございまして。」
※ＮＧフレーズ 「その日はもう予定が入っております。ほかの日ではだめでしょうか。」
相手の都合に合わせられないことを、きちんと謝ってから、その日は
都合が悪いことを間接的に伝えましょう。
●ふたつの候補日を絞りこむ場合の質問の話し方
「どちらがよろしいでしょうか。」
※ＮＧフレーズ 「どっちがいいですか。」
話し方があまりに粗雑すぎて論外です。
｢どっちJ は｢どちら｣、｢いい｣は｢よろしいJと言うのが正しい言葉の使い方となります。
アポイントでのこんなトラブルが発生したら
■アポイントでのトラブル対処●アポイントの約束を忘れた場合
もし、先方から連絡がある前に気づいたら即刻連絡を入れます。
自分の失態をていねいにお詫びします。
先方から連絡が入って気づいた場合は、本当に心から謝罪すること
しかありません。
どちらの場合も、まだ相手に時間的余裕があるかどうかの確認を
「これからすぐにうかがわせていただきますが、よろしいでしょうか」と
確認しましょう。もし、了解がとれればすぐに直行します。
それが、無理なときは、次回のアポイントを取ってもらえるかの
相手先の都合を聞きます。そこで再度お詫びをします。
※約束を失念することは、自分の信用のみならず、会社の信用まで
失う恐れがある重大過失と考え、スケジュール管理を徹底しておく
ことが大切です。
●アポイントの打ち合わせにどうしてもいけなくなった場合
業務上の緊急トラブルなどが発生してアポイントした打ち合わせに
行けなくなった場合は、まず相手先に連絡をいれます。
お詫びの言葉と共に、行けなくなった事情を話して理解してもらう
ことが大切です。
また、プロジェクトチームの案件取引で、他の同僚も案件に参加して
いる場合は、
「株式会社××の山形です。大変申し訳ありませんが、緊急の所用が
入ったため、打ち合わせの時間にうかがうことができなくなりました。
打ち合わせの内容につきましては、同じチームの福島が存じており
ますので、代わりにうかがわせたいのですが、いかがでしょうか。 」
などのうかがいをたててみます。
タグ： ｜アポイント、トラブル、失念
アポイントの申込、言い回し
●アポイント の とりかた一番、丁寧なアポイントのとりかたは、事前に
手紙などで、依頼状などを送り、その後、電話で
返事を訊く方法です。
一度、お会いした人や再訪問の場合は、最初から
電話やメールなどで、アポイントをもらうことが可能に
なってきます。
はじめての訪問先ですので、必ず相手の時間に
あわせるようにお願いするのが、エチケットです。
もし、アポイントをいただけたら、必ず確認の意味
で復唱しましょう。
そして訪問日前日に、一度確認と、お伺いしますとの
電話をかけておくと、万全です。
●アポイントをとる場合の言い回し
初めてのアポイントの場合
電話によるアプローチ(言い回し)
「私、株式会社アポイントの島と申します。実は先日
弊社の新製品【どこでもアポイント】の参考資料を
ご送付させていただきました。
よろしければ詳しい説明でお伺いさせて
いただきたいと思いお電話をさしあげました。
少し、お時間をちょうだいできませんでしょうか。」
●その他のアポイント申込シーンでの言い回し
初めて面会を申し込む場合
●ぜひ、一度お目にかかりたいのですが・・
前任者からの引継ぎで面会を申し込む場合
●ごあいさつにうかがわせて
いただきたいのですが・・・・
訪問先に、ものを受け取りにいく場合
●私がいただきにうかがいます。
自分の都合が悪い日を指定された場合
●申し訳ございません。あいにくその日は
はずせない用事がございまして。
他の候補日を挙げてほしいとお願いする場合
●できましたら、ほかの日にお願い
できませんでしょうか。
日時が決まった後、確認の場合
●それでは××日の午後２時にうかがわせて
いただきます。
相手に日を指定してもらった場合の時間の都合
●何時ごろがよろしいでしょうか。
忙しいという方に、訪問時間をとってもらいたい場合
●いつごろでしたら、ご都合が
よろしいでしょうか。
訪問の承諾を受けた後、都合のいい日を
たずねる場合
●ご都合のよろしい日をお教え
願えますでしょうか。
タグ： ｜アポイント、申込、言い回し、訪問、面会
アポイント 円滑な商談への第一歩
■アポイントの意味と重要性●アポイントとは
出典 はてなダイアリーさんより
正式には、「アポイントメント」と言い 日本語では
主に、「事前にされた面会などの予約や約束」
の意味合いで使われる。
●訪問と「アポイント」
仕事をしていると、当然ながらいろいろな人と会い
打ち合わせをすることが多くなっきます。
欧米の会社では、社外の人と会う場合はもちろん
たとえ、社内の人と会う場合にも、事前に、時間と
場所の約束をするのが常識であるとされています。
よくビジネスシーンが描かれた映画などを観ますと
それがよくわかります。
ところが、日本では、どうもそのへんははっきりせず
「アポイント」なしで、突然会いに来る人が多いのです。
「アポイント」なし、いわゆる 「飛び込み」と呼ばれる
訪問方法です。
こちらの、都合など判らないまま人がやってくるこの
方法は、昨今の営業方法としては迷惑がられるだけ
で、なんのメリットも生まないと言われています。
突然の訪問は、される側にとってはよいことでは
ありません。相手先のスケジュール等に変更が生じる
からです。訪問する側から考えても、相手が留守で
あれば、貴重な時間のムダとなります。
定期的訪問の営業でさえ、今は事前に出張案内書などを
事前に相手先に連絡する時代です。
職場にいたから良かったようなものの、いなかったら
どうするつもりだったのか。
予定表がキチンと作成されている人にとっては
突然の訪問は、迷惑なことになります。必ず、事前に
アポイントを取るように考えることが大事です。
■知ってると役に立つ ビジネス用語
ブランドマネジメント brand management
意味・
商品そのものの品質の良さ、信頼性、アフターサービス
などによって商品だけでなくその他の付加価値までを
管理し、目に見えない価値までも売ることにより、販売
競争で優位にたつこと。
カスタム検索