電話応対 電話を受ける

■電話応対 電話を受ける

●電話の受け方の基本

電話を受ける場合の最も大切なことは相手を待たせない
ことです。かけた方にとって一番嫌なことは、待たされる
ことと、電話をたらい回しされることです。

基本は、３度目のベルが鳴り終える前に出ることを心がけます。

●受け手側のあいさつ例文

「ありがとうございます、株式会社アポイント 営業部の
 勝山でございます。」

※午前１１時くらいまでは、おはようございます、・・・と
  してもよい。

※外線電話には、必ず社名・部署名と氏名を名乗ります。

出るのが遅かった場合は、

「お待たせいたしました。株式会社アポイント 営業部の
 勝山でございます。」
（お待たせいたしました）の言葉を最初に付け加えます。

７回以上、ベルを鳴らして待たせてから出た場合は

「大変お待たせいたしました。株式会社アポイント 営業部の
 勝山ででございます。」と言い換えます。

相手方が、社名や氏名等を名乗ったら

「Ｋ．Ｏデータ社の谷田部様でいらっしぃますね。
 いつもお世話になっております。」と挨拶し、相手方の用件と
誰あての電話なのかを確認します。

自分あての用件であれば、確認した後に

「それでは、復唱いたします。」と相手先の内容を復唱します。

復唱確認後

「私、営業部の勝山が承りました。ありがとうございました。」

と言って、受話器を置きます。

※このとき、相手方が受話器を置いたことを確認してからこちらも
受話器を置くようにします
(これは非常に大事です。)

他者への用件であれば、誰あてかを確認した後に

「かしこまりました。少々お待ちくださいませ。」と取り次ぎます。

※このときに、相手先が名前を名乗らなかった場合は

「失礼ですが、お名前をおうかがいしてもよろしいでしょうか。」と
 確認してから取り次ぎます。