電話応対 外線電話での受け答え その1

■電話応対 外線電話での受け答え １

●相手が名乗らないので、こちらから名前をたずねる場合

「失礼ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」

※ＮＧフレーズ 「どなたですか」。ストレートでぶしつけな聞き方

●相手のいった社名・名前が聞きとれなかった場合

「恐れ入りますが、もう一度お名前をお聞かせいただけますか。」

●相手の苗字がむずかしく聞きなおしてもわからなかった場合

「たいへん失礼ですが、どのような字をお書きになるのでしょうか。」

※何度も聞きなおすのは相手に不快感を与えやすいので、漢字を
尋ねるのもひとつの方法です。

●電話が聞き取りにくい場合のフレーズ

「恐れ入ります。少々お電話が遠いようですが。」

※ＮＧフレーズ 「ちょっと聞き取りにくいのですが」。
あからさまに相手の話し方が不明瞭だといっているように受け取られます。

●取り次ぐ必要のない相手だとわかった場合のフレーズ

「せっかくですが、お断りいたします。」

※ＮＧフレーズ 「けっこうです。」

悪質な電話セールスでは、「けっこうです。」の言葉を了解した証として
後でいいがかりをつけてくる場合もあります。

●しつこい電話セールスでこちらから切りたい場合のフレーズ

「恐れ入ります。他の電話が入ったようですので。」

●しつこい電話セールスへ二度とかけないよう伝えるフレーズ

「今後のお電話はご遠慮申し上げます。」

●間違い電話であることはわかった場合のフレーズ

「こちらはアポイント商事でございますが、何番におかけでしょうか。」

※ＮＧフレーズ 「違います。」

あくまで電話を受ける場合は、会社を代表して受けているという意識が
大切。丁寧に応対することが基本となります。