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最終更新日:2007年10月24日

電話対応には伝言メモが必須

■電話対応には専用メモ

●電話専用メモ

電話対応には、メモはかかせない道具です。自分の机の上で
電話機はどの辺にあるといいか。右利きの人であれば
受話器は、左側、メモは右側にあればベストです。受話器を
持ち替える余分な動作をしなくてすみます。

最初、電話応対に慣れないうちに相手の用件を聞きながら
メモをとるのは大変です。

電話専用伝言メモは、相手の会社名、氏名、連絡先電話番号
資料送付先FAX番号を記入する欄があらかじめ用意されて
いるメモ用紙のことです。

また、至急  折り返し電話をください 電話があった旨伝えて
ください などの文字が印刷されていて、電話受付者は必要な
個所を○で囲むだけで済むようになっています。

こういったメモを活用することで、電話対応の聞きもれミスを
防ぎながら、効率をアップすることが可能です。

もちろん コクヨ 3M などの文具メーカーから市販品も発売
されていますが、社内で業務にあわせた伝言メモを作成して
いる会社が多いようです。

●電話伝言メモの例文

電話伝言メモ
                                              
___________________________________________様へ


                   AM:
    月   日(   ) PM:           頃に

____________________________様より電話がありました

□お電話をいただきたい

TEL____________________________ まで

□また電話します   月   日(   )    時頃

□伝言があります

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

_____________________________________________

           (                が受け付けました)

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