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最終更新日:2007年10月24日
電話対応には伝言メモが必須
■電話対応には専用メモ
●電話専用メモ
電話対応には、メモはかかせない道具です。自分の机の上で
電話機はどの辺にあるといいか。右利きの人であれば
受話器は、左側、メモは右側にあればベストです。受話器を
持ち替える余分な動作をしなくてすみます。
最初、電話応対に慣れないうちに相手の用件を聞きながら
メモをとるのは大変です。
電話専用伝言メモは、相手の会社名、氏名、連絡先電話番号
資料送付先FAX番号を記入する欄があらかじめ用意されて
いるメモ用紙のことです。
また、至急 折り返し電話をください 電話があった旨伝えて
ください などの文字が印刷されていて、電話受付者は必要な
個所を○で囲むだけで済むようになっています。
こういったメモを活用することで、電話対応の聞きもれミスを
防ぎながら、効率をアップすることが可能です。
もちろん コクヨ 3M などの文具メーカーから市販品も発売
されていますが、社内で業務にあわせた伝言メモを作成して
いる会社が多いようです。
●電話伝言メモの例文
電話伝言メモ
___________________________________________様へ
AM:
月 日( ) PM: 頃に
____________________________様より電話がありました
□お電話をいただきたい
TEL____________________________ まで
□また電話します 月 日( ) 時頃
□伝言があります
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
( が受け付けました)
●電話専用メモ
電話対応には、メモはかかせない道具です。自分の机の上で
電話機はどの辺にあるといいか。右利きの人であれば
受話器は、左側、メモは右側にあればベストです。受話器を
持ち替える余分な動作をしなくてすみます。
最初、電話応対に慣れないうちに相手の用件を聞きながら
メモをとるのは大変です。
電話専用伝言メモは、相手の会社名、氏名、連絡先電話番号
資料送付先FAX番号を記入する欄があらかじめ用意されて
いるメモ用紙のことです。
また、至急 折り返し電話をください 電話があった旨伝えて
ください などの文字が印刷されていて、電話受付者は必要な
個所を○で囲むだけで済むようになっています。
こういったメモを活用することで、電話対応の聞きもれミスを
防ぎながら、効率をアップすることが可能です。
もちろん コクヨ 3M などの文具メーカーから市販品も発売
されていますが、社内で業務にあわせた伝言メモを作成して
いる会社が多いようです。
●電話伝言メモの例文
電話伝言メモ
___________________________________________様へ
AM:
月 日( ) PM: 頃に
____________________________様より電話がありました
□お電話をいただきたい
TEL____________________________ まで
□また電話します 月 日( ) 時頃
□伝言があります
_____________________________________________
_____________________________________________
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( が受け付けました)
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