職場での電話の扱いと話し方

◆電話の声は企業のイメージなのだと思う心

  電子メールやＦＡＸでのやりとりが進んだ今日でも、やはり
コミニュケーションツールとしての電話は最重要だといえます。

   たとえば、一般の人が何かの問い合わせのためにその企業と
直接のコンタクトをとろうとした場合、まず思い浮かぶのが電話に
よるやりとりでしょう。

   だからこそ、ある程度の規模を持つ企業は受付電話の担当に
非常に気を使います。

   受付する人の声は、その企業ＰＲの窓口となってしまうのです。
その声や受け方、あるいは話し方で、その企業のイメージが
決まってしまいます。

　 声は生きた人間が発するものですから、受け手はその声が
自分に好意的であるかどうかを敏感にかぎわけます。
 
   電話の相手を知らないからこそ、こちらへの好意度や親切か
丁寧かを、敏感に感じ取ってしまうのです。

   だからこそ、電話というのは重要なのです。
会社のイメージを悪くするような電話の受け方をしているようでは
その職場では、失格といえるでしょう。

◆電話・電話機を大切に思う心

   職場にある電話機は「声の事務機」と言った人がいるそうです。
確かに電話機は日常業務に欠かせません。

  それだけに、心をこめて取り扱うことが重要です。

   事務用品や文房具を粗末に扱う人は、事務も粗雑だと言われます。
電話番号は、指で正しく押します。もし電話機のコードがよじれていたら
正しく直します。話が終わったら、静かに受話器をおきます。

　電話受付の担当を命ぜられた人は、このように電話機をていねいに
扱うことを教えられるそうです。それが身についてこそ、おのずから話し方も
ていねいになるのでしょう。