電話 アポイントの電話での話し方

■電話 アポイントの電話での話し方

●約束をした後で変更せざるをえない状況が生じた場合の話し方

「申し訳ございません。１３日の午後３時のお約束ですが、４時に
  変更していただけませんでしょうか。(いただくことは可能でしょうか)」

※ＮＧフレーズ
「すみませんが、今度のアポの時間を変更できませんか。」

せっかく取ってもらった相手の時間をこちらの都合で変更するのであるから
まずは、はじめにお詫びの言葉がないとＮＧ。また、アポ という省略語は
社内ではいいが、お客様との会話では｢お約束｣と丁寧な言葉に置き換える。
また、何時から何時に変更とあらかじめこちらの時間を申し出てお願いしないと
相手も都合のつけようがない。

●時間変更を了承してもらった際の話し方

｢ありがとうございます。こちらの都合で勝手を申しまして、
 申し訳ございませんでした。｣

※ＮＧフレーズ
「助かりました。大事な用が入ってしまったもので。」

これはつい口から出てしまいがちな言葉なので要注意。
大事な用などと言ってしまったら、電話の相手とのアポイントは
大事なことではないとほのめかしているようなもの。大ＮＧに
なってしまいます。

●変更の日時をもう一度確認する際の話し方

｢それでは１３日の午後４時にうかがわせていただきます。
 よろしくお願いいたします。｣
 
※ＮＧフレーズ
「助かりました。それではその時間にお伺いします。」

変更があったわけですから、間違いがないよう日時を
復唱する習慣をつけておきましょう。

●約束の時間に遅れそうになり、相手に遅れることの
  了承を得る場合の話し方

｢申し訳ございません。××線での事故がありまして
 ××分ほど遅れそうなのですが、ご都合は(お時間は)
 よろしいでしょうか。｣

※ＮＧフレーズ
「すみません。事故のためすこし遅れそうなんですが、
  大丈夫でしょうか。」

理由はどうあれ、こちらの事情での遅れなのでまずは、お詫びの言葉が
大切。また、どのくらい遅れるかの時間の目安を伝えないと相手も返事の
しようがない。