アポイントでのこんなトラブルが発生したら

■アポイントでのトラブル対処

●アポイントの約束を忘れた場合

もし、先方から連絡がある前に気づいたら即刻連絡を入れます。
自分の失態をていねいにお詫びします。

先方から連絡が入って気づいた場合は、本当に心から謝罪すること
しかありません。

どちらの場合も、まだ相手に時間的余裕があるかどうかの確認を
「これからすぐにうかがわせていただきますが、よろしいでしょうか」と
確認しましょう。もし、了解がとれればすぐに直行します。

それが、無理なときは、次回のアポイントを取ってもらえるかの
相手先の都合を聞きます。そこで再度お詫びをします。

※約束を失念することは、自分の信用のみならず、会社の信用まで
失う恐れがある重大過失と考え、スケジュール管理を徹底しておく
ことが大切です。

●アポイントの打ち合わせにどうしてもいけなくなった場合

業務上の緊急トラブルなどが発生してアポイントした打ち合わせに
行けなくなった場合は、まず相手先に連絡をいれます。

お詫びの言葉と共に、行けなくなった事情を話して理解してもらう
ことが大切です。

また、プロジェクトチームの案件取引で、他の同僚も案件に参加して
いる場合は、

「株式会社××の山形です。大変申し訳ありませんが、緊急の所用が
 入ったため、打ち合わせの時間にうかがうことができなくなりました。
 打ち合わせの内容につきましては、同じチームの福島が存じており
 ますので、代わりにうかがわせたいのですが、いかがでしょうか。 」

などのうかがいをたててみます。