社外文書 交渉状の作成 その１

■社外文書 交渉状の書き方と例文

●交渉状とは

取引上の双方の主張や見解の違い、取引条件などで
双方が一致点を見出せるまで、繰り返されるのが交渉です。

交渉状は、その過程において作成され発信される文書です。

・取引条件等の改正

・取引価格の値下げ交渉などで、主に作成されます。

●交渉状の構成と書き方

交渉状には、

・口頭では説明しにくいこと

・後日、証拠や双方の覚えとして文書化しておきたい事項

・強調しておきたい取引条件

などが記されます。そのため論旨をはっきりとさせること
条件緩和などの交渉は、事実やデータを用いて論理的に作成
される必要があります。

交渉状は、相手に依頼、請願することからはじまる文書です。
そのため、その文章表現には、なぜ交渉やお願いすることに
いたったのかの経緯、経過が必要となります。

しかし、その理由を必ずしも先方が受け入れてくれる保証は
ありません。その意味で再度交渉までを考慮した考え方で
臨まなくてはならない、重要かつ慎重な文書になります。

●交渉状作成のポイント

   かりに、製品や材料の値上げを交渉する場合、それが
成立したときには、当然相手先の利益減少につながる結果
が予測されます。こちらの要望は、ほとんどの場合、相手先
には、不利とされる結果につながるのが、交渉状といえます。


交渉は、両者の歩み寄りが基本姿勢であるので、こちらの考えを
一方的に押し付ける表現では、成立ができません。
ある程度の妥協案を考慮しながら、これ以上は譲れない一線を
決めておく必要があります。

いずれにせよ、一回の提出では、承諾を得にくい文書であることを
認識しておく必要があります。

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投稿者 on 2007年10月16日 14:10

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